L’e-mail est le moyen de communication le plus largement utilisé dans le monde professionnel. En raison de sa praticité, de nombreuses sociétés et institutions optent aujourd’hui pour des services de messagerie webmail professionnels. Le webmail Lyon constitue un support créé au profit des professionnels de l’Éducation Nationale et permettant de fluidifier les échanges parmi les agents de l’académie de cette métropole. Avez-vous besoin d’en savoir davantage sur cet outil numérique ? Vous découvrirez dans cet article tout ce qu’il vous faut savoir à propos du webmail Lyon pour bien vous en servir.
Quelle est l’utilité du webmail Lyon ?
L’Académie de Lyon se trouve dans la région Auvergne-Rhône-Alpes. Elle compte près de 3000 établissements scolaires dans lesquels interviennent plus de 44 000 enseignants. Le logiciel de messagerie de l’Académie facilite donc l’intercommunication entre ces différents acteurs et garantit le black-out des informations qui circulent au sein de la communauté éducative. Comme tout autre service de messagerie web, le webmail Lyon vous permet d’envoyer des messages à vos collègues et de recevoir des mails. Néanmoins, pour accéder à ce service, il faut au préalable activer votre compte utilisateur.
Comment activer son compte webmail Lyon ?
Dès lors que vous commencez à travailler pour l’Éducation Nationale, une adresse professionnelle est générée de manière automatique en votre nom. Celle-ci se présente généralement sous la forme : prenom.nom@ac-lyon.fr. Toutefois, il existe quelques exceptions notamment en ce qui concerne :
- Les prénoms composés ;
- Les homonymes ;
- Les noms de jeune fille ;
- Etc.
Si vous avez des doutes concernant votre courriel académique, vous pouvez vous adresser à la plateforme d’assistance informatique mise à votre service.
En dehors de l’identifiant académique, vous aurez également besoin de votre mot de passe provisoire pour activer votre compte de messagerie. Le mot de passe de messagerie par défaut correspond le plus souvent à votre NUMEN. Les identifiants et mots de passe sont les mêmes pour les applis I-Prof et I-Professionnel et toutes ces informations doivent en principe vous être communiquées par votre gestionnaire de compte. Au 1er degré, il s’agit le plus souvent de la secrétaire de l’Inspection académique de votre circonscription. Au secondaire, ce rôle est généralement dévolu au gestionnaire de l’établissement scolaire d’affection.
Comment se connecter à sa nouvelle adresse ?
Pour accéder à votre boîte de messagerie académique, le moyen le plus simple consiste à passer par un navigateur web. Dans la barre de navigation, tapez l’adresse suivante : https://webmail.ac-lyon.fr/. Une fois que la page d’accueil se sera affichée, vous n’aurez qu’à renseigner vos informations de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) et à cliquer sur l’onglet « Connexion ». Vous pouvez pareillement consulter le contenu de votre boîte mail en passant par un client de messagerie. Pour mieux vous orienter, consultez ce guide.
Que faire en cas d’oubli ou de perte de votre mot de passe ?
Si d’aventure vous perdiez ou oubliiez votre mot de passe, il vous faudrait alors initier une procédure de récupération ou d’autodépannage. Pour l’aboutissement de cette procédure, voici les étapes à suivre :
- Cliquer sur « Je ne connais pas mon nom d’utilisateur ou mon mot de passe » ;
- Cliquer ensuite sur « Assistance à l’identification Académique » ;
- Sélectionner « Identifiant ou mot de passe oublié » ;
- Choisir la proposition « Je suis un personnel de l’Académie de Lyon » et ;
- Cliquer sur « Je me connecte avec mon NUMEN ».
À cette étape, un formulaire de récupération s’ouvrira. Remplissez tous les champs avec vos informations puis validez et laissez-vous guider pour la suite de la procédure. Pour récupérer votre mot de passe, vous pouvez aussi contacter directement la plateforme d’assistance informatique du serveur de messagerie.
Quelles précautions faut-il prendre pour son mot de passe ?
Le mot de passe permet l’authentification de l’utilisateur d’un compte. La personne qui pirate un mot de passe et qui s’en sert à des fins frauduleuses peut donc voir sa responsabilité juridique engagée. Dès lors que votre mot de passe provisoire vous a été communiqué et que vous vous en êtes servi pour votre première connexion, vous devez penser à le changer. Pour changer le mot de passe, il suffit de cliquer sur le menu déroulant et de sélectionner « Modifier mon mot de passe ». Vous devez protéger le nouveau mot de passe de votre adresse e-mail aussi jalousement que le code de votre carte bancaire.
Comment optimiser l’utilisation du webmail Lyon ?
En usant de petites astuces simples, vous pourrez tirer le meilleur parti de votre service de messagerie académique.
Configurer sa webmail
Il est tout à fait possible de personnaliser sa messagerie académique comme cela aurait été le cas avec d’autres logiciels de messagerie. Vous pouvez par exemple configurer une messagerie instantanée d’absence ou encore créer une signature personnalisée. Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres de votre webmail et sélectionnez les options qui vous intéressent.
Avec le paramétrage requis, vous pourrez même synchroniser votre messagerie électronique et son agenda sur votre smartphone ou votre tablette. Pour bénéficier de ce service, vous n’avez qu’à accéder aux paramètres de votre webmail et entrer le nom du serveur de courrier entrant (mail.ac-lyon.fr) et le nom du serveur courrier sortant (smtps.ac-lyon.fr). Le numéro de port de courrier entrant est 993 et pour le type de sécurité, sélectionnez ‘’SSL/TLS’’. Le numéro de port de courrier sortant est 587 et pour le type de sécurité, sélectionnez ‘’STARTTLS’’.
Vider régulièrement sa boîte de réception
Votre messagerie professionnelle est limitée en espace de stockage. Dès que vous atteindrez les 90% de sa capacité de stockage, vous recevrez un message d’alerte. Il faudra alors vous employer à libérer de l’espace en supprimant quelques messages. Pour gagner rapidement de la place, commencez par supprimer les courriers entrants les plus lourds notamment ceux qui contiennent des pièces jointes. Sélectionnez-les et mettez-les à la corbeille. Ensuite, videz aussi la corbeille.
Cependant, il est préférable de ne pas attendre de recevoir des messages d’alerte avant d’alléger sa boîte courriel. Vous devez procéder à un toilettage régulier de votre boîte aux lettres numérique pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de la webmail Lyon.
Lorsque vous envoyez des courriers électroniques à vos collègues ou à l’administration, une copie du message reste sauvegardée dans le dossier ‘’Envoyé’’. Pour libérer plus d’espace dans votre messagerie pro, pensez aussi à supprimer ces copies, du moins celles qui ne vous sont plus utiles. N’oubliez pas de vider la corbeille quand vous aurez fini.
Utiliser la barre de recherche
Lorsque vous recherchez un mail, pensez à vous servir de la fonction de recherche intégrée. Cela vous fera gagner du temps et évitera de passer de longues minutes à scroller dans votre boîte de réception. Cette fonctionnalité du webmail Lyon vous sera particulièrement utile pour rechercher des courriels reçus plusieurs semaines ou mois auparavant.
Gérer ses contacts
Pour envoyer rapidement des courriers à vos correspondants habituels, vous pouvez ajouter leurs coordonnées dans votre carnet d’adresses. De cette façon, vous pourrez sélectionner plus facilement leurs noms dans la rubrique « À… », lorsque vous voudrez leur envoyer des messages.
Exercer la plus grande vigilance face aux tentatives de filoutage
Les pirates informatiques sévissent énormément sur internet et particulièrement sur les serveurs de courrier. Pour leur échapper, vous devez faire montre d’une grande vigilance. Il faut se méfier des courriels douteux qui vous demandent de communiquer vos informations personnelles notamment votre identifiant et votre mot de passe. N’y répondez pas. Aussi faut-il éviter de cliquer sur tout lien contenu dans ces messages ou de répondre à l’une de leurs sollicitations. Ce qu’il convient plutôt de faire, c’est de signaler ces messages comme étant des spams.
Que faire en cas de problèmes de connexion ?
Il peut arriver que l’on rencontre des problèmes de connexion. L’accès à votre messagerie peut vous être refusé lorsque vous commettez une erreur lors de la saisie de vos informations personnelles ou que vous avez oublié de vider le cache et les cookies. Une maintenance ou une panne du site peut aussi vous contraindre à patienter. De la même manière, votre compte de messagerie peut être directement bloqué par l’administration. En cas de problème de connexion, pensez donc à vérifier ces différents points en priorité.
Toutefois, si en dépit de la justesse de vos informations, vous n’arrivez pas à accéder à votre boîte de réception, vous pouvez alors contacter votre DSDEN de rattachement ou joindre directement le rectorat. L’Académie de Lyon est en effet gérée par le rectorat et les DSDEN de ses 3 départements :
- Le DSDEN de l’Ain ;
- Le DSDEN de la Loire et ;
- Le DSDEN du Rhône.
Vous pouvez contacter le rectorat de Lyon ou votre DSDEN par appel téléphonique direct ou via un courrier électronique selon le moyen qui vous convient le mieux. Le numéro de téléphone du rectorat est le suivant : 04 72 80 60 60. Les locaux du rectorat sont également ouverts du lundi au vendredi de 9h à 16h30 (Rectorat de l’académie de Lyon, 92 rue de Marseille, 69007 Lyon).
