Webmail Montpellier : guide complet d’utilisation

L’Académie de Montpellier, faisant partie de la région académique d’Occitanie, est aujourd’hui l’une des circonscriptions éducatives les plus prestigieuses de France. Elle englobe cinq (05) départements, à savoir l’Aude, le Gard, l’Hérault, la Lozère et les Pyrénées-Orientales, chacun étant géré par une Direction des Services Départementaux de l’Éducation (DSDEN). L’Académie de Montpellier supervise un effectif de plus de 502 000 apprenants et emploie plus de 45 000 membres du personnel, répartis au sein de près de 2 400 établissements scolaires. Pour faciliter la coordination de cet ensemble et assurer une circulation fluide de l’information, l’Académie a mis en place une messagerie en ligne nommée Webmail Montpellier. Voici comment l’utiliser.

Webmail Montpellier : présentation

Webmail Montpellier est la messagerie en ligne de l’Académie de Montpellier. Instaurée par le rectorat, cette plateforme a principalement pour but de rendre plus fluide la communication entre les membres de cette circonscription académique. Webmail Montpellier facilite la communication entre le personnel administratif et le personnel enseignant de l’Académie de Montpellier. Le service n’est donc accessible qu’aux enseignants (les éducateurs de l’Académie en général) et aux agents administratifs, financiers et techniques. Sans oublier les membres du rectorat et les DSDEN.

Pour utiliser la messagerie, chacun des membres du personnel se voit attribuer une adresse e-mail institutionnelle. Elle se présente sous la forme prénom.nom@ac-montpellier.fr. Cette adresse est destinée exclusivement à un usage professionnel. À noter que l’ensemble des boîtes mail est hébergé et stocké sur les serveurs du rectorat. Webmail Versailles est conçu avec une solide protection antivirus et anti-spam pour garantir la sécurité des utilisateurs.

Webmail Montpellier : quelles sont les fonctionnalités de la messagerie ?

Le service de messagerie Webmail Montpellier propose une multitude de fonctionnalités. L’outil permet aux divers utilisateurs de :

• Échanger des informations en temps réel : les enseignants et les membres de l’administration peuvent s’envoyer et recevoir des messages instantanément ;
• Gérer le courriel: les utilisateurs peuvent organiser et trier les messages dans leur boîte de réception. Bien sûr, ils peuvent également effacer les messages indésirables ou obsolètes ;
• Établir un agenda professionnel : les utilisateurs de Webmail Montpellier peuvent user du calendrier en ligne de la messagerie afin de planifier un agenda pour la semaine.

À noter que Webmail Montpellier possède une application mobile disponible sur Google Play et téléchargeable sur tablettes et smartphone (android, iOS).

Créer un compte Webmail Montpellier : les informations nécessaires

Pour utiliser Webmail Montpellier, il faut non seulement travailler au sein de l’Académie, mais il faut aussi disposer des informations nécessaires pour la première connexion au service. Voici ce dont vous aurez besoin si vous êtes nouveau membre de l’institution :

1. Le numéro d’identification de l’éducation nationale (NUMEN) : composé de 13 caractères alphanumériques, c’est un identifiant personnel fourni par les services administratifs de l’académie. Il est parfois demandé en cas d’oubli ou de perte du mot de passe.
2. L’identifiant: c’est le nom d’utilisateur associé au compte de messagerie. Il est composé de la première lettre du prénom suivi du nom de l’utilisateur. En principe, il s’agit de l’adresse mail institutionnelle attribuée à tous les membres (prénom.nom@ac-montpellier.fr).
3. Le mot de passe provisoire: il est aussi communiqué par l’administration de l’Académie afin de permettre la première connexion au compte. On conseille souvent de le changer pour des raisons de sécurité. D’après certaines indiscrétions, le NUMEN serait également le mot de passe temporaire.

Webmail Montpellier : comment se connecter à la messagerie ?

Avez-vous obtenu les informations nécessaires pour l’usage de la messagerie ? Si oui, vous pourrez maintenant vous connecter. Mais avant cela, il faut accéder à l’interface de connexion.

L’accès à Webmail Montpellier

Avant de pouvoir se connecter à la messagerie, il faut déjà accéder à l’interface de connexion ou espace client. Pour ce faire :

• Allez sur ac-montpellier.fr, le site officiel de l’Académie ;
• Cliquez sur la rubrique « Accès direct » ;
• Ensuite, cliquez sur « Personnels de l’académie de Montpellier – Accolad/intranet » puis défilez un peu vers le bas ;
• Dans la zone « Accès rapides » située en colonne à droite de l’écran, cliquez sur « Messagerie académique » ;
• Vous serez redirigé vers la page de connexion où vous pourrez saisir vos identifiants.

BON À SAVOIR : Les utilisateurs peuvent saisir « webmail.ac-montpellier.fr » dans leur navigateur pour accéder directement à l’espace client.

Une fois vos identifiants saisis, vous aurez accès à votre messagerie académique.

La première connexion à Webmail Montpellier

L’accès au Webmail Montpellier est simplifié pour tous les membres du personnel des établissements composant l’Académie de Montpellier. Comme nous l’avions déjà évoqué, chacun d’entre eux reçoit automatiquement une adresse e-mail professionnelle et d’autres données d’identification nécessaires pour créer son compte. Ainsi, pour se connecter la toute première fois, il faut :

• Accéder à l’interface de connexion ;
• Inscrire le nom d’utilisateur : prénom.nom@ac-montpellier.fr ;
• Taper le mot de passe: lors de la première connexion, le nouvel utilisateur se sert normalement de son NUMEN comme mot de passe provisoire. Il doit ensuite le modifier en utilisant des caractères spéciaux pour la sécurité de son compte.

Configurer son compte Webmail Montpellier : les bases

Après la première connexion, on vous conseille vivement de procéder à une configuration de votre compte. Cela, afin d’optimiser son utilisation et le sécuriser.

Configuration des paramètres de sécurité

La sécurité joue un rôle essentiel dans la gestion de votre compte de messagerie. Après avoir accédé à votre compte Webmail, définissez de nouvelles « préférences » pour une connexion sécurisée : un mot de passe robuste (mélangeant des lettres majuscules et minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux pour augmenter sa complexité), des coordonnées de secours ou encore, des questions de sécurité auxquelles vous seul avez les réponses.

La configuration IMAP

La configuration IMAP sur votre smartphone est une excellente option pour vous assurer que vos e-mails restent accessibles depuis différents appareils tout en bénéficiant de la sécurité offerte par le serveur externe. Voici comment procéder :

• Allez dans les paramètres de votre smartphone puis recherchez la section « Comptes » et cliquez dessus ;
• Ajoutez un compte : recherchez l’option « Ajouter un compte » ou « Configurer un compte » et cliquez dessus pour accéder aux différentes options de compte ;
• Sélectionnez IMAP: parmi tous les types de comptes proposés, optez pour IMAP au lieu de POP3. IMAP est recommandé pour la synchronisation de vos e-mails entre le serveur et votre appareil ;
• Inscrivez les informations d’accès : saisissez votre adresse e-mail professionnelle et le mot de passe Ensuite, renseignez les paramètres IMAP du serveur ainsi que l’adresse du serveur entrant et l’adresse du serveur sortant (SMTP). Ces informations vous seront fournies par l’administration de l’académie ou le service de messagerie ;
• Achevez la configuration : une fois toutes les données fournies, vous serez normalement invité à spécifier la fréquence des mises à jour, les dossiers à synchroniser et d’autres préférences liées à votre messagerie.

Après cette configuration, vous pourrez accéder à vos e-mails à partir de votre smartphone et d’autres appareils tout en sachant que vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur IMAP. En cas de perte ou de panne de votre smartphone, il vous sera désormais facile de récupérer vos e-mails à partir d’un autre appareil.

La capacité de stockage

La capacité de stockage de la messagerie académique Webmail Montpellier est généralement limitée par défaut. Cependant, vous avez la possibilité de l’augmenter pour pouvoir conserver davantage de données (e-mails, pièces jointes et autres). Pour cela, vous n’avez qu’à vérifier les paramètres et rechercher les options de stockage. Si vous trouvez une option liée à l’augmentation de la capacité, suivez alors les instructions.

Webmail Montpellier : que faire en cas de problème de connexion ?

Parfois, la connexion à Webmail Montpellier peut s’avérer impossible. Et ce, pour diverses raisons : des identifiants oubliés ou erronés, une mise à jour ou une maintenance en cours, une suppression de comptes par le rectorat. Dans l’un ou l’autre des cas, voici ce qu’il faut faire.

Suivre la procédure classique

Pour les membres de l’Académie de Montpellier qui n’arrivent plus à accéder à l’espace client, ils peuvent récupérer leurs identifiants de connexion en suivant ces étapes :

• Rendez-vous sur le site ac-montpellier.fr ;
• Cliquez sur « Mot de passe oublié ou première connexion ? » ou allez directement sur ac-montpellier.fr/. Dans l’un ou l’autre des cas, vous accéderez à l’AIDA (l’assistant à l’identification académique) ;
• Inscrivez dans les cases correspondantes votre identifiant, votre nom, votre NUMEN et votre date de naissance ;
• Entrez les caractères qui sont affichés sur l’image de vérification ;
• Vous recevrez un e-mail contenant un lien de réinitialisation de votre mot de passe ;
• Cliquez sur ce lien pour réinitialiser votre mot de passe.

Joindre les services administratifs

En cas de difficultés avec votre compte Webmail Montpellier, vous pouvez joindre les services administratifs. Vous pouvez contacter le rectorat au numéro 04 67 91 47 00 ou leur envoyer un courrier à l’adresse :

Il est également possible de contacter la direction des services départementaux de l’Education (DSDEN) à laquelle votre établissement est affilié :

• DSDEN de l’Aude (11) : 04 68 11 57 57
• DSDEN du Gard : 04 66 62 86 00
• DSDEN de l’Hérault : 04 67 91 47
• DSDEN de Lozère : 04 66 49 51 00
• DSDEN des Pyrénées-Orientales : 04 68 66 28 00