La création d’une association de type loi 1901 en vue de réaliser un projet ou de défendre une cause est assez facile. Vous n’avez pas besoin d’avoir un capital pour cela. Il vous faut simplement trouver au moins une personne qui partage la même vision que vous. Vous devez tout de même penser à la rédaction des statuts de l’association. Vous avez d’ailleurs le choix de déclarer l’organisation aux autorités compétentes ou de ne pas le faire. Si la formation d’une association est simple, nous ne pouvons pas en dire autant de sa gestion. Les personnes chargées de cette tâche font souvent face à des problèmes qui sont néanmoins tout à fait surmontables.
Les difficultés liées à la trésorerie et à la fiscalité
L’argent est souvent source de problèmes pour la gestion des associations. Et cela est parfois dû au manque de connaissances dans le domaine de la gestion financière. Même pour les professionnels de la comptabilité, le manque d’outils techniques peut rendre difficile le travail. Si vous êtes dans l’équipe dirigeante d’une association, pensez à fournir au trésorier les solutions d’accompagnement nécessaires. Vous trouverez un logiciel pour gérer une association auprès des éditeurs spécialistes. Un tel outil se présente comme une solution pour collecter et gérer avec aisance les cotisations.
Un logiciel de gestion d’association permet au trésorier d’accomplir ses tâches facilement et rapidement. Cela constitue une aide à la veille financière. Avec cet outil, le trésorier effectue efficacement la tenue du registre de recettes et de dépenses, une fonction commune à toutes les associations. Un logiciel de gestion de la trésorerie est très utile pour une organisation qui encaisse d’importantes cotisations et subventions. Et pour cause, il est indispensable d’assurer une comptabilité d’engagement dans une telle association. Cela signifie que, en plus de tenir à jour un journal des encaissements et des décaissements, le trésorier doit établir des comptes annuels.
Par ailleurs, certaines associations ont l’obligation, comme les entreprises, d’assurer la tenue de la comptabilité. Ce sont notamment les associations reconnues d’utilité publique, c’est-à-dire celles qui ont le droit de posséder un patrimoine et même de se porter devant la justice en cas de litige. Sont aussi concernées les associations ayant reçu un agrément administratif, celles qui encaissent des subventions s’élevant à au moins 153 000 euros par an et les associations qui exercent une activité économique et dont le chiffre d’affaires dépasse certains seuils. L’usage d’un logiciel de trésorerie permet à cette catégorie d’associations de réussir leur gestion comptable et fiscale.
Les problèmes sur le plan administratif
Quelle que soit sa taille, une association doit avoir des instances habilitées pour l’administrer. De façon générale, il s’agit de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau. Lorsque les règles liées à la gestion administrative ne sont pas définies clairement dès le départ, il en résulte plus tard un certain flou. Les problèmes qu’on constate souvent sur le plan administratif ont généralement rapport aux prises de décision et à la gestion courante. Vous pouvez déjà anticiper sur les problèmes si vous êtes à la phase de création de votre association.
Identifiez les personnes ou instances ayant telle ou telle responsabilité au sein de l’organisation. Délimitez aussi le champ d’intervention de chacune d’elles. Pour information, l’assemblée générale est l’organe qui doit prendre les décisions relatives au fonctionnement de l’association. Par exemple, elle a le pouvoir de nommer des membres à des postes de responsabilité, d’exclure des adhérents, de modifier les statuts, … Pour l’acquisition d’un bien immobilier au nom de l’association, l’assemblée générale devra également se prononcer. Sa décision permettra de valider le projet ou de le ranger.
Quant au conseil d’administration, il doit s’occuper de la gestion des opérations courantes qui assurent le bon fonctionnement de l’association. Il se charge ainsi de la mise en exécution des décisions prises par l’assemblée générale. Le conseil d’administration organise aussi les réunions des membres de l’organisation. C’est également à lui que revient la préparation des budgets, la demande de carte grise pour le ou les véhicules de la structure.
Selon l’envergure d’une association, il peut être nécessaire de constituer un bureau composé de présidents, de secrétaires et de trésoriers. Le modèle d’équipe de gestion administrative donné ci-dessus n’est qu’un exemple global. Vous pouvez gérer votre association simplement avec un président, un secrétaire et un trésorier.
Enfin, des problèmes liés au salariat ont trait aussi bien à la gestion administrative que financière d’une association. Certes, les organisations à but non lucratif fonctionnent généralement sur le principe du bénévolat ou du volontariat. Mais si la situation financière leur est favorable, elles peuvent se permettre de mettre en place un système de salariat. Cela ne saurait les empêcher de continuer à travailler avec des bénévoles. Une association qui fait l’option du salariat devra respecter le Code du travail. L’idéal dans ce cas est de recourir à des dispositifs comme le chèque emploi associatif.
